通过付费应用审核,工作室会议提高效率的5种方法

业主、承包商和分包商花费大量时间提交和审查文件,以确保每个文件都能按时并在预算范围内得到支付。将工作流插入Studio Session可以使其更有效
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插图:Rae Scarfó

工资申请审核是分包商、总承包商和业主之间的共同工作流程。随着项目的进展,每个实体都需要根据每个发薪期完成和安装的工作获得报酬。

通常情况下,这种工作流程可能通过电子邮件进行,通信是碎片化的,不同的各方处理着杂乱无章的表单和电子表格,每个表单和电子表格都被设计得准确而有序。

这种情况在计划值概述承包商和分包商之间的成本金额。这个详细的、多页的时间表将原始合同金额和所有更改订单分配到所有成本代码部门或工作的各个部分。此外,价值明细表是根据批准的预算或合同类型而定的;它列出了项目中的每个工作项,以及每个项的价值或成本。最终,全面的工作清单代表了整个建设项目及其合同价格,从开始到结束。

据报道,这样做的结果往往是一个耗时的过程,这不可避免地导致额外的时间花费在确保申请审查过程的准确性上詹妮弗·尤尼斯他是Bluebeam公司的产品营销专家她早期职业生涯的大部分在田野里巴顿Malow公司

尤尼斯表示,在与巴顿·马洛共事期间,她的团队最终发现,通过将薪酬申请审核流程转移到Bluebeam Revu工作室会话—允许用户在云环境中协作和注释文档——他们能够以一种更高效的方式简化工作流程。

Younes说:“Studio之所以具有意义和效率,是因为它将各方的沟通统一到一个集中的位置。”“以前,你必须每月与每个分包商、每个付费应用程序交换大量邮件。每封电子邮件都包含多个附件,我们不得不手工合并从每个回复中得到的加价,有时多达30或40个分包商。通过Studio Sessions,我们能够在一个地方进行协作,能够访问最新的文档和标记,并将电子邮件和手动整合评论的需求降至最低。”bob體育

Younes表示,其他承包商在寻找将Studio Sessions纳入薪酬申请审查过程的新方法时,应该考虑以下5个好处。

集中交流

电子邮件比传统邮件快,但不一定更有条理。当分包商的付款申请被转交给项目总承包商时,通常会由公司的会计师、项目工程师、监督人员和项目经理进行审查,有时在最终的申请被批准之前需要更正。

但是,当一个项目中有30或40个分包商时(这在大型建筑中很常见),这个过程就会变得耗时且容易出错,使其难以保持组织有序。

Studio Sessions可以缓解这些问题,因为它充当了整个工作流程每个支付期的集中交流中心。分包商可以提交他们的薪酬申请,承包商可以做笔记或问问题,如果有必要,在审查申请时直接通过Studio Session进行沟通。

通知和提醒

快速处理和批准薪酬申请是双方共同的责任。在Studio Sessions中使用Alert工具可以帮助保持支付申请和其他文件按时提交,并确保所有项目都能及时审核。

Younes表示,多亏了Studio Sessions内部的提醒,分包商和团队成员能够在需要他们关注的评论上立即得到通知——他们可以随时登录查看最新信息,并做出必要的调整。bob體育

Younes谈到Barton Malow团队的薪酬申请审核过程时表示:“我们会在工作室内部使用提醒通知,通知团队成员对具体项目进行审核并添加评论。“在审查之后,我们会通知分包商我们的审查已经完成,他们将重新进入会议,作出注意到的更改,并重新上传带有修正的最终文件。然后我们会跳转回Studio,验证修改已经完成,并通过定制的Revu印章和签名批准支付应用程序。工作室极大地帮助了这一过程。”

节约成本

虽然通过电子邮件和附加文件来促进薪酬申请的审核过程最初可能很直观,但花在电子邮件来回、反复检查纠正错误和以一种碎片化、无序的方式沟通上的时间最终会累积起来。

毕竟,在建设过程中,时间就是金钱,员工在拥挤的电子邮件收件箱中寻找按时完成薪酬申请审核的时间越少,他们在办公室或现场做高影响工作的时间就越多。

尤尼斯表示,以她的经验来看,将薪酬申请审核流程转移到Studio Sessions能够节省大量时间。这让她和她的团队不必花费过多的时间来做行政工作,并让他们有更多的时间来专注于推进项目。

简化工作流程

付费应用程序只是Studio Sessions文档管理功能的一小部分。在Studio Sessions中,更改命令、图纸发布、提交、工作范围、时间表以及其他任何经常使用的文件都可以作为PDF进行协作。

更重要的是,Studio Sessions是灵活的,可以根据项目的需要进行定制。用户可以通过使用Sessions识别项目工作流程,从而简化和标准化协作评审。

最后,由于所有内容都是PDF格式的,签名和批准可以以数字方式即时进行。

提高效率和标准化

Revu让项目团队和公司很容易创建自定义标记和邮票工具集这可以在整个项目团队和组织中共享。共享的自定义工具集节省时间,提高效率,并确保任何工作流的文档审查的一致性。

项目团队可以创建特定于项目的标记,并与整个项目团队共享,以确保所有标记是一致的,并节省时间,而不是每个评审者使用宝贵的时间来制作他们自己的标记和图章。

通过使用Studio Sessions进行薪酬申请审查,所有项目干系人都可以从一个更快、更有组织、更用户友好的流程中受益。

一定要掌握这三个Revu功能,以增强您的Studio Sessions。